Как да си намерим счетоводител е най-важния въпрос за всеки бизнес, особено за стартиращите фирми. Трябва обаче да се прави разлика между счетоводна и управленска дейност. За съжаление доста често собствениците и управителите на по-малките фирми не правят ясно разграничение между това какви са задълженията на счетоводителя и техните отговорности към фирмата.
Задълженията и отговорността на мениджъра са: предварително проучване на пазара, подбор, сформиране и мотивиране на екипа, организация и контрол на цялостния процес във фирмата, привличането на клиенти и избор на доставчици, разпределяне на ресурсите и т.н. В големите компании всички тези функции се изпълняват от специално създадени за това отдели, но в малките фирми тези отговорности са на управителя, който най-често е и собственик.
Счетоводната дейност най-общо казано е свързана с обработка на счетоводните документи, изготвяне на справки, годишни финансови отчети, решаване на казуси в сферата на данъчното и счетоводно законодателство.
При вземане на решението дали дадена фирма да изгради собствен счетоводен отдел или да се довери на счетоводна къща трябва да се има предвид следните допълнителни разходи:
- На счетоводителя/ счетоводителите трябва да се осигури ежегодно обучение по промените в ЗКПО, ЗДДС, КТ и КСО. Тези обучения са доста скъпи и обикновено трябва да се посетят поне три семинара за да се изчерпа всяка от темите.
- Трябва да се осигури достъп до правно-информационни системи.
- Трябва да се закупи софтуер за обработка на документите, а също така и за администрирането на персонала и изготвянето на ведомостите за заплати.
- В изготвяне на списъка с разходите няма как да подминем и разхода за работно място.
От финансова гледна точка предимствата на счетоводната къща са безспорни. Най- голямото предимство обаче е изградения екип. Ако сме собственици на малка фирма и имаме назначен само един счетоводител, то решаването на различните казуси е по-трудно от един човек. В по-голям екип има възможност за по-бързо и лесно решаване на казуси от специалисти с различен опит, за внедряване на ноу-хау.
След като доказахме предимствата на счетоводната къща пред това да наемаме счетоводител трябва да уточним за какво да внимаваме при избор на счетоводна къща:
- Препоръчително е при избор на счетоводител да се поинтересуваме дали счетоводното предприятие има клиенти с аналогичен на нашия предмет на дейност. Всяка сфера има своите специфики от данъчна и счетоводна гледна точка и е препоръчително избраната от нас счетоводна къща да има и други клиенти в съответния бранш.
- За съжаление собственика и управителя на малка фирма няма как да провери компетентността на счетоводителя т.к. за да стане това трябва да има повече знания вобластта на счетоводството. В такива ситуации може да се обърне към одитор, който да направи проверка на счетоводната работа, дори и да не попада в категорията предприятия, за които одиторската проверка е задължителна. Проверката от одитор обаче е много скъпа, дори непосилна за малките фирми. В случай, че и този вариант ни е над финансовите възможности просто бихме могли да направим проверка, като поискаме второ мнение от друг счетоводител по даден въпрос или да се възползваме от безплатните данъчни консултации на Националната Агенция по Приходите.
- Когато работим със счетоводна къща за всяка фирма отговаря определен служител. Силно препоръчително е да се интересуваме от опита и квалификацията на лицето, което обработва нашата фирма. Също така трябва да проучим собственика на счетоводното предприятие дали осъществява текущ контрол и на какъв период от време. За съжаление в България много собственици на счетоводни предприятия не осъществяват добър контрол над служители си. Това е индикация за сериозен пропуск и проблеми в бъдеще. Ако усетим, че има такъв проблем не е добра идея да сключваме договор за счетоводно обслужване.
- При работа със счетоводно предприятие е добре да наблюдаваме и да обърнем внимание на това кога получаваме информация и платежни за плащане на данъци и осигуровки. Ако това се случва винаги или в повечето случай в последния момент, въпреки че сме предоставили документите и необходимата информация по-рано, трябва да имаме предвид, че това говори за много сериозни проблеми с организацията и качеството на работа. В България е традиция всичко да се прави в последния момент, дори се счита за „голям професионализъм“. Трябва да сме на ясно, че това не е така. Работа в „последния момент“ не дава възможност за качествена проверка, дори за извършване на проверка, не ни дава възможност да коригираме, ако има грешна, нямаме възможност за реакция и за по-детайлно обмисляне на казуса. В случай, че получаваме такова „професионално счетоводно обслужване“ е добре да прекратим незабавно отношения и да потърсим друг счетоводител.
- Друго, на което трябва да обърнем внимание е натовареността на счетоводителите в счетоводното предприятие. В случай, че лицето което ни обслужва е много натоварено то най-вероятно няма как да се грижи много съвестно за нашата фирма. По въпроса колко фирми е нормално да обработва едно лице няма точна формула, защото фирмите са различни и са с различен документооборот.
